总务处
 

采购、资产管理及财务报销内部控制管理办法

发布人:系统管理员  发布时间:2017-03-24   浏览次数:2
关于印发《马鞍山师范高等专科学校采购、资产管理及财务报销内部控制管理办法》的通知(马师〔2017〕18号)
 
各部门、处室,各系部:
现将《马鞍山师范高等专科学校采购、资产管理及财务报销内部控制管理办法》,印发给你们,请遵照执行。
特此通知。
附件:1.马鞍山师范高等专科学校财务报销审批权限规定一览表
2.财务报销审批中有关特别说明事项及要求
 
 
                         马鞍山师范高等专科学校
2017年3月22日
马鞍山师范高等专科学校采购、资产管理及
财务报销内部控制管理办法

 

一、总则

第一条  贯彻落实国家、省市及学校采购、资产管理、财务报销方面的法律法规,规范采购、资产管理、财务报销,使国有投资效益最大化。明确工作要求,提高工作效率,更好的服务于学校教育教学和全校师生,构建完整的工作体系,加强廉政风险防控机制建设。
第二条  根据《中华人民共和国政府采购法》及其条例、《中华人民共和国招投标法》及其条例、《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国预算法》、《行政事业单位内部控制规范(试行)》、《安徽省教育厅安徽省财政厅关于印发<安徽省高校内部控制制度操作规程>的通知》(皖教财〔2016〕15号)、《马鞍山师范高等专科学校固定资产管理办法》、《马鞍山师范高等专科学校资产入库管理办法》、《马鞍山师范高等专科学校招标管理办法》、《马鞍山市市直行政事业单位国有资产处置管理暂行办法》、《马鞍山市市直行政事业单位国有资产出租出借管理办法》等法律法规和相关规定制定本规范。
第三条  本规范是在学校“招标采购办法”、“资产管理办法”、“财务管理办法”等规章制度的基础上进行提炼归纳,对相关内容进行补充、完善,使业务办理程序更加清晰,关联业务之间职责更加明确。相互监督,相互制约,防范风险。

二、采购

第四条  采购包括:物资设备采购,服务采购,工程(含维修、改造、房屋构筑物建设)采购。
第五条  申请采购。
11000元以上,5000元(含)以下采购项目
申购单位或个人填写《马鞍山师范高等专科学校招标项目申请表》(下面简称“申请表”),按照规定程序办理完审核审批手续后交招标办公室,招标办公室根据“政府集中采购目录”及相关招标采购规定确定采购方式。采购方式为自行采购的,由申购单位或个人自行采购,其他采购方式由招标办公室负责实施采购。
25000元以上采购项目
申购单位或个人填写申请表,按照规定程序办理完审核审批手续后交招标办公室,由招标办公室根据招标采购相关规定进行招标采购。
第六条  实施采购。
根据确定的采购方式实施采购。
1)自行采购
采购渠道包括:二人及以上市场询价比选并做书面记录;网购(如淘宝、京东、天猫、苏宁易购等大型电子商务平台);大型超市(如苏果超市、欧尚超市、大润发超市、家乐福超市、延平文化等)。
2)招标办公室采购
采购方式包括询价(渠道同上述采购渠道)、公开询价(学校挂网)、公开招标、竞争性谈判、政府零星采购、政府集中采购等。
第七条  采购验收。
所有采购(服务除外)都要按照验收要求进行验收。固定资产验收要形成书面报告,集中采购项目要组织验收小组并形成书面验收报告,低值易耗品经办人在送货单或采购清单上签署“所列货物已收并验收合格。某某某  日期”。验收报告单包括的内容要全面、完整。
第八条  资产入库、报销。
按照资产管理业务办理规范办理资产入库手续,按照财务报销规范办理票据报销。
第九条  注意事项。
(1)严格执行先申请后采购。申请手续办理完后招标办公室方可受理。严禁事后补办采购申请,没有按照招标采购程序完成的采购项目不予报销。
(2)采购进度严格按照招标采购规定执行。各申购单位或个人,结合工作需要,把握好采购项目的审批时间。招标办公室根据采购申请表递交受理时间开始计算并根据当期采购项目情况进行排队,根据招标采购规定组织招标采购活动。
(3)提供潜在投标单位。确保采购项目顺利完成,公开招标的采购项目,申购单位或个人在递交申请表时向招标办公室提供三家潜在投标单位。
(4)提供详细采购清单或采购方案。递交申请表时,申购单位或个人须向招标办公室提供详细的采购清单或采购方案。
货物采购:包括采购内容的数量、规格参数、技术参数、设计图、示意图、预算价、预算总价;投标人资质要求;质保要求等。
服务采购:包括采购内容详细介绍、服务内容及责任、预算价、预算总价;投标人资质要求;有效期等。
工程采购:包括采购内容简介、工程量清单、设计图、示意图、质保要求、投标人资质要求等。
(5)明确采购项目负责人和联系人。项目负责人负责采购方案的制定、审核以及招标文件的审核,对整个采购项目负责。项目负责人和联系人要参与采购项目的整个采购过程。
(6)严禁采购项目化整为零。采购项目预算金额达到上述要求的,要严格按照上述要求办理审批手续,不得故意分批采购或一批采购分批开票。入库或报销一经发现不予入库或报销并报纪委。若在后续审计中发现,由当事人承担责任。
71000元以下电子电器采购执行政府零星采购。采购预算在1000元以下的电子电器设备填写申请表报招标办公室,由招标办公室办理政府零星采购审批及采购。电子电器设备包括:计算机配件大件、网络设备、打印设备、显示设备、扫描设备、办公设备、广播音响设备、监控设备、制冷制暖设备等等。
第十条  教学科研仪器设备维修维护(质保期外)、教学学习用品耗材、办公耗材、广告宣传制作、网络及电子设备配件耗材采购,采用协议供货方式。每两年组织一次招标,确定3家入围单位,各部门、处室、系部根据需要必须从入围的3家单位中选择。教务处负责制定教学科研仪器设备维修维护和教学学习用品耗材招标方案,资产管理中心负责制定办公耗材招标方案,办公室负责制定广告宣传制作招标方案,网络中心负责制定网络及电子设备配件耗材招标方案,招标方案报招标工作办公室组织招标。

三、资产管理

第十一条  资产入库。
(1)单件或批量300元及以上低值易耗品(包括耗材、实验材料、燃料、低值耐用品等)、固定资产必须先入库后办理报销审批手续。
(2)所有资产入库,必须见实物方可办理入库手续。固定资产入库还需提供验收单,入库登记人员负责编号归档保存并在入库单上登记编号。
(3)分批采购集中入库报销。若采购的普通维修配件、耗材、横幅、广告宣传品等累计几次采购集中开票报销,每批次凭送货单(或清单)和实物办理入库手续,经办人在送货单(或清单)上签署“所列货物已收并验收合格。某某某  日期”,入库登记人员签署“已核。某某某  日期”。待集中开具发票后凭每批次签字的送货单(或清单)至入库登记人员处开具入库单,签字的送货单(或清单)附于发票后面作为报销依据。
(4)图书入库。使用国有资金(学校经费、教科研经费、专项经费等)购置的图书必须办理入库手续,图书入库由图书馆办理,开具一式三联入库单(存根、报销、资产入账),经办人员将资产入账联交资产入账登记员处,资产入账登记人员在报销联签字。
(5)房屋构筑物入固定资产。甲供材不单独办理资产入库手续,但必须履行验收程序。房屋内不属于房屋不可分割的安装设备要办理资产入库,安装设备财务可记入在建工程。房屋构筑物建设工程竣工后应完成工程竣工财务决算报告,财务决算报告包含两部分:房屋构筑物投资价值和安装设备。资产管理中心根据报告中房屋构筑物投资价值将房屋构筑物作为固定资产入账,如果安装设备没有办理入库手续则增补入账。财务处将在建工程调整为固定资产(房屋构筑物和安装设备)。房屋构筑物入固定资产账由总务部门向资产管理中心提交财务决算报告。
(6)招标办负责采购的项目,入库经办人员为非招标办人员办理需招标办在发票上签字证明。招标办负责把关招标采购程序的规范性。
(7)资产数据登记要全面。低值耐用品:至少要包括采购人、使用人(保管人)、使用部门、存放地点、采购方式、经费开支、单价、计价单位等内容项,固定资产:按照固定资产系统项目填写。
入库单内容项填写要完整,低值易耗品:至少要包括供应商、发票号、货物清单(若数量较多可附清单)、采购人、经办人等,固定资产:根据固定资产系统打印。
第十二条  固定资产入账程序:由资产管理员录入->归口审核->财务审核、录入会计凭证。自然年初,由资产管理员和财务审核人员核对上一年度固定资产台账和财务固定资产账并在两套账上签字。
第十三条  办公教学用品领用。
各部门、处室、系部需要日常办公教学用品,提出书面申请,经部门主要负责人签字后至学校保管室领取,所需费用从部门、处室、系部包干经费或专项经费中代扣。费用从学校列支的需总务财务处负责人签字。保管室存有的办公教学用品品目(见资产管理中心网站“办事指南”版块)必须从保管室领用,不得外购,外购入库、报销时不受理。
第十四条  资产使用人(保管人)。
资产按照“谁使用、谁领用、谁签字、谁保管”的记账原则计入签字领用人名下,签字领用人为资产使用人(保管人),使用人(保管人)负责所使用或保管资产的日常管理、维护、安全等。每件资产都必须明确责任人,单一使用为使用人,公共使用为保管人。资产使用人(保管人)必须与资产采购申请表中使用人一致。资产信息(如使用人、存放地点、使用部门等)发生变更要及时办理资产变动手续,资产流失、被盗、损坏等要及时上报资产管理中心或报案。
第十五条  资产变动。
因岗位调整、部门调整、离岗、退休等导致资产信息发生变动(如使用人、存放地点、使用部门等发生变动)的相关人员要及时办理资产变动移交手续,若导致国有资产流失的由使用人(保管人)承担由此造成的经济责任并接受监察部门调查处理。任何人不得私自变动资产,资产管理中心根据资产移交单方可调整资产账。
离岗、退休人员只有办理完所使用或保管的资产后方可办理离校手续。第三方派遣人员离岗办理资产交接由所在部门和组织人事处把关控制。
第十六条  资产调剂。
部门、处室、系部之间调剂资产,需要办理资产调剂手续。未办理资产调剂手续,部门、处室、系部之间不能私自调剂资产,由此导致国有资产流失或账实不符的由调出单位承担。
第十七条  资产出租出借。
(1)资产出租出借必须事前办理审批手续,出租出借包括利用教室、实训室、机房、活动场所、校企合作场地、固定资产等对外提供服务。出租出借所得按照学校财经要求上交学校财务。未办理资产出租出借审批手续而直接出租出借,按资产出租出借管理办法追究出租单位或个人责任。
(2)总务财务处负责资产出租出借政策宣传,相关归口部门负责审核和监督。归口管理如下:
教务处:教室、实训室、机房、运动场、篮球场、羽毛球场、灯光球场、教学科研仪器设备等;
团委:音乐厅、大阶梯教室、学生活动场所;
办公室:行政楼会议室;
学生处:学生生活区场所、创业孵化场地等;
总务财务处(总务):停车场、房屋、体育馆、其他公共场地及设备。
(上述归口管理含对应的固定资产设备单独出租出借)
(3)资产出租出借审批材料及时备案。出租出借申请单位将资产出租出借审批表、合同、租金票据复印件交至资产管理中心备案,资产管理中心负责装订成册归档。
(4)财务部门根据审批单开具发票,出租出借所得应全额上缴学校,按照学校相关经费管理规定进行管理。
第十八条  资产报废处置。
1)申请报废
固定资产达到使用年限(见资产管理中心网站“办事指南”版块)且不能正常使用,经相关部门技术鉴定后可以申报报废(“申请表”见资产管理中心网站“常用下载”版块),凭审批后的申请表办理资产移交和账务变更,资产移交至学校报废仓库。若需要重新购置固定资产,需先办理原固定资产报废手续后方可办理申购手续。任何部门、处室、系部和个人不得私自报废、处置固定资产。
2)技术鉴定
电子设备、音响设备、多媒体设备、网络设备、监控设备等由网络中心负责技术鉴定;电器设备、制冷制暖设备、植被、家具、房屋构筑物等由总务部门负责技术鉴定;摄影摄像设备、照相设备、影视编辑制作设备等由校“两台”负责技术鉴定;消防设备、安全设备等由保卫处负责技术鉴定;体育活动设备由体育部负责技术鉴定;医疗器械设备、保健设备等由校医室负责技术鉴定;其他设备由资产管理中心协调安排技术鉴定,技术鉴定部门本部门报废资产的技术鉴定需资产管理中心参与。
批量(单价或总价值达到5万元)固定资产报废由归口部门牵头,资产管理中心、监察审计处、申请部门参与组成技术鉴定小组,专业性非常强的资产可聘请第三方专业技术人员或机构参与鉴定。
3)审核审批
按照“申请表”办理审核审批手续。
审核:归口管理部门、资产管理中心、总务财务处。
审批:
职能部门:总价值合计5000元(含)以下;
分管领导:总价值合计5000元以上,2万元(含)以下;
校长:总价值合计2万元以上,5万元(含)以下;
学校会议:总价值合计5万元以上直接报学校会议研究。
4)回收资产
报废的小件固定资产由经办人凭审批后的报废申请表原件负责送至学校报废仓库;大件、批量或需要拆除的固定资产,经办人将审批后的报废申请表原件报资产管理中心,由资产管理中心报总务部门安排人员搬移或待市财政局组织拍卖后由回收单位直接搬移。
5)处置核销
报废的固定资产统一交回学校,由资产管理中心上报市教育局和财政局审批后,由财政局组织回收拍卖处置。根据财政局资产处置批复等材料(包括资产处置请示或申请表、批复或盖章的申请表、财政局组织拍卖纪录、处置所得款凭证、资产搬离单等,复印件必须加盖资产管理中心公章)核销固定账。
第十九条  教职工教学科研及办公设备配置。
(1)不论经费来源,凡属于国有资产,每个教职工名下属于个人使用的同一类资产数量不得超过1台(套/件等)。若需要新购,先报废原资产。
(2)行政教辅人员:办公桌椅1套、计算机1台、文件柜根据工作需要;每个办公室配备打印机一台、空调1台;
(3)特殊工作岗位或科研团队根据工作需要配置,其他情况根据实际情况商定。

四、财务报销

第二十条  凡是需要经过学校财务支付报销的经费都属于国有资金,所有收支必须符合国有资金管理要求。
第二十一条  报销票据必须符合采购、资产管理要求,按照财务报销审批权限审批(见附件1、2)。财务根据采购、资产管理及财务管理要求审核报销票据。
第二十二条  由政府采购款支付的项目必须提供付款通知书及其相关材料方可受理,付款通知书上必须有总务财务处负责人签字,付款通知书及其相关材料由总务财务处(财务)送至财政局采购科并负责与财政局采购科对账。
第二十三条  总务财务处(财务)安排一名会计兼资产会计,负责固定资产入账审核、固定资产核销审核、核对固定资产账等。固定资产系统入账审核根据财务会计凭证进行审批,并填写凭证号和财务入账日期。
第二十四条  申购单位或个人及时完成每项采购的报销工作,尽量避免多次采购项目合计报销。

五、其他

第二十五条  采购、资产管理、报销具体详细内容可见对应管理办法,若有相抵触,以本管理办法为准。
第二十六条  未尽事宜,根据实际情况和政策要求办理。若遇政策调整,本管理办法适时调整,按照新的政策执行。
第二十七条  本管理办法由总务财务处负责解释。
第二十八条  本管理办法自颁布之日起执行。

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
抄送:市财政局、市教育局。
马鞍山师范高等专科学校办公室           2017年3月22日印发